Hạch toán tiền lương là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng quy định kế toán theo Thông tư 133 không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Bài viết dưới đây của Thái Phong sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, thưởng, thuế TNCN,… một cách đầy đủ và dễ hiểu nhất theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Cách hạch toán khoản lương theo thông tư 133
Việc hạch toán tiền lương theo Thông tư 133 là một công tác quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác chi phí nhân công và nghĩa vụ phải trả cho NLĐ.
Cách hạch toán khoản lương theo thông tư 133
Hạch toán tiền lương và phụ cấp cho NLĐ
Tiền lương và phụ cấp được ghi nhận là chi phí sản xuất hoặc chi phí quản lý tùy theo tính chất công việc. Khi tính lương cho người lao động, kế toán cần ghi nhận như sau:
Ví dụ minh họa: Công ty XYZ có nhân viên A với lương cơ bản là 20 triệu đồng, phụ cấp ăn trưa 2 triệu, và công ty đóng BHXH 3 triệu. Trong tháng, nhân viên này tham gia vào sản xuất, xây dựng cơ bản và quản lý kinh doanh.
Kế toán sẽ hạch toán:
- Nợ TK 154: 5.000.000 VNĐ – chi phí SX dở dang
- Nợ TK 241: 2.000.000 VNĐ – xây dựng cơ bản
- Nợ TK 631: 25.000.000 VNĐ – lương, phụ cấp, bảo hiểm
- Nợ TK 642: 1.000.000 VNĐ – chi phí quản lý
- Có TK 334: 28.000.000 VNĐ – phải trả cho NLĐ
Ghi nhận tiền thưởng từ quỹ khen thưởng
Ngoài lương, NLĐ còn có thể nhận thưởng từ quỹ khen thưởng, phúc lợi. Khi xác định số tiền thưởng phải trả, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Có TK 334 – Phải trả cho NLĐ
Sau khi chi thưởng:
- Nợ TK 334
- Có TK 111 hoặc 112 – Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Hạch toán các khoản liên quan đến BHXH, thai sản, tai nạn lao động
Khi người lao động nghỉ ốm, thai sản hoặc tai nạn được hưởng từ BHXH, doanh nghiệp tạm ứng hoặc thanh toán phần này, sau đó quyết toán lại với cơ quan BHXH. Kế toán ghi:
- Nợ TK 338 – Khoản phải trả, phải nộp khác
- Có TK 334 – Phải trả cho NLĐ
Xử lý tiền lương nghỉ phép thực tế
Tiền lương nghỉ phép của người lao động cũng được tính vào chi phí sản xuất hoặc quản lý, đồng thời ghi nhận là khoản phải trả.
- Nợ TK 154, 642 – Tùy theo bộ phận làm việc
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK 334 – Phải trả NLĐ
Ví dụ: Nhân viên nghỉ phép, tiền lương thực tế được hưởng là 30 triệu đồng.
Hạch toán các khoản khấu trừ vào lương
Doanh nghiệp sẽ khấu trừ các khoản như bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), tạm ứng chưa chi tiêu, hoặc bồi thường tài sản thiếu. Ghi nhận:
- Nợ TK 334
- Có TK 141 – Tạm ứng
- Có TK 338 – Các khoản phải trả
- Có TK 138 – Phải thu khác
Ví dụ minh họa:
- Tạm ứng chưa tiêu: 5 triệu
- BHXH, BHYT, BHTN: 3,5 triệu
- Bồi thường tài sản thiếu: 3 triệu
Hạch toán thuế thu nhập cá nhân
Nếu doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN trước khi trả lương, cần ghi nhận:
- Nợ TK 334 – Tổng thu nhập bị khấu trừ
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
Ví dụ: Thuế TNCN của nhân viên là 15 triệu đồng.
Thanh toán lương thực tế hoặc tạm ứng lương
Khi doanh nghiệp ứng trước hoặc thanh toán lương thực tế cho người lao động:
- Nợ TK 334
- Có TK 111 hoặc 112 – Ứng với hình thức thanh toán
Ví dụ: Ứng trước 30 triệu cho nhân viên, kế toán ghi giảm TK 334 và giảm tiền mặt/bank.
Trả lương bằng hàng hóa, sản phẩm
Một số doanh nghiệp trả lương hoặc thưởng bằng hàng hóa. Trong trường hợp đó, cần ghi nhận như sau:
- Nợ TK 334 – Tổng giá trị hàng trả
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Ví dụ: Trả lương bằng sản phẩm trị giá 50 triệu đồng, thuế GTGT 10% là 5 triệu đồng.
Hạch toán các khoản phúc lợi, chi phí khác cho người lao động
Ngoài lương, doanh nghiệp còn thanh toán các khoản như ăn ca, tiền nhà, điện thoại, học phí,… Những khoản này cũng được hạch toán tùy vào mục đích sử dụng.
- Nợ TK 154, 631, 642, 241 – Phân bổ theo bộ phận
- Có TK 334 – Tổng các khoản phúc lợi
Khi chi trả:
- Nợ TK 334
- Có TK 111 hoặc 112
Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương theo Thông tư 133
Để hạch toán tiền lương theo thông tư 133 một cách chính xác và tuân thủ đúng quy định, kế toán viên cần nắm vững các tài khoản kế toán thường xuyên sử dụng trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Trong đó, tài khoản TK 334 được dùng để phản ánh các khoản tiền lương, thưởng và các khoản thu nhập khác phải trả cho người lao động. Đây là tài khoản trung tâm trong việc ghi nhận nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động.
Tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương theo thông tư 133
Ngoài ra, các khoản trích theo lương bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn cũng được phản ánh thông qua các TK 338. Cụ thể, TK 3383 dùng để hạch toán bảo hiểm xã hội (BHXH), TK 3384 dành cho bảo hiểm y tế (BHYT), và TK 3386 ghi nhận khoản bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) mà doanh nghiệp phải trích nộp. Đồng thời, TK 3382 là tài khoản ghi nhận kinh phí công đoàn, khoản đóng góp bắt buộc của doanh nghiệp để phục vụ các hoạt động công đoàn cơ sở.
Các chứng từ khi hạch toán tiền lương theo thông tư 133
Để việc hạch toán tiền lương theo thông tư 133 được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan. Trước tiên là bảng chấm công – cơ sở quan trọng giúp xác định số ngày làm việc, làm thêm, nghỉ phép của từng nhân viên. Tiếp theo, hợp đồng lao động là văn bản pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và doanh nghiệp, làm cơ sở để tính toán mức lương và các chế độ liên quan.
Chứng từ cần chuẩn bị khi hạch toán tiền lương theo thông tư 133
Ngoài ra, không thể thiếu bảng lương và bảng thanh toán bảo hiểm – đây là các tài liệu phản ánh cụ thể số tiền lương, phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp,… mà doanh nghiệp cần chi trả. Trong trường hợp có khấu trừ thuế TNCN, kế toán cần chuẩn bị thêm bảng khấu trừ thuế để làm căn cứ kê khai và nộp thuế theo đúng quy định. Cuối cùng, các phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi sẽ được sử dụng khi thực hiện thanh toán thực tế cho người lao động.
Xem thêm: Như thế nào là báo cáo tài chính trung thực và hợp lý
=> Việc hạch toán tiền lương theo Thông tư 133 không quá phức tạp nếu kế toán nắm rõ nguyên tắc và vận dụng đúng tình huống thực tế. Việc thực hiện đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý lao động. Hy vọng bài viết này, Thái Phong đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền lương một cách hiệu quả.
