Trong hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các giao dịch liên quan đến doanh thu. Đối với các doanh nghiệp, việc nắm rõ sơ đồ quy trình kế toán bán hàng giúp tối ưu hóa công tác quản lý, đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và tuân thủ các quy định pháp luật. Đặc biệt, với những người mới bước chân vào lĩnh vực kế toán, hiểu rõ từng bước trong quy trình này là điều cần thiết. Vậy quy trình kế toán bán hàng diễn ra như thế nào? Có những giai đoạn nào quan trọng? Hãy cùng Kế Toán Thái Phong khám phá chi tiết qua bài viết sau!

Thông tin chung về kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, giúp theo dõi, ghi nhận và báo cáo các giao dịch bán hàng. Đây là quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, chi phí và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng (Sales accounting process) bao gồm các bước mà kế toán cần thực hiện để đảm bảo công việc diễn ra chính xác và tuân thủ quy định của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi hoàn tất giao dịch.
• Ghi nhận thông tin vào sổ sách kế toán dựa trên chứng từ liên quan, bao gồm chi phí, doanh thu và các khoản thu khác.
• Lập báo cáo bán hàng cùng các báo cáo tài chính liên quan để gửi đến bộ phận quản lý, giúp theo dõi tình hình kinh doanh một cách chặt chẽ.

Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng

Tầm quan trọng của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp kiểm soát doanh thu, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dữ liệu quan trọng để xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là những vai trò chính của kế toán bán hàng:

• Ghi nhận và tổng hợp dữ liệu bán hàng: Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm thu thập, ghi chép và tổng hợp thông tin về các giao dịch bán hàng, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch.
• Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá xu hướng tiêu thụ: Dữ liệu từ kế toán giúp doanh nghiệp nhận diện được nhu cầu thị trường, so sánh giữa sản xuất và tiêu thụ để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.
• Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh: Nhờ các số liệu kế toán, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất, phân phối và tiếp thị nhằm đảm bảo cung – cầu hợp lý, hạn chế hàng tồn kho và tối đa hóa lợi nhuận.
• Phát hiện và xử lý các vấn đề kinh doanh: Kế toán giúp doanh nghiệp sớm nhận biết các vấn đề như hàng tồn kho quá mức, doanh số sụt giảm hoặc công nợ quá hạn để có biện pháp khắc phục kịp thời.
• Quản lý công nợ và doanh thu: Kế toán theo dõi hóa đơn, chính sách chiết khấu và công nợ của khách hàng, đảm bảo các khoản thu đúng hạn, hạn chế rủi ro tài chính.

Tầm quan trọng trong quy trình kế toán bán hàng

Xây dựng sơ đồ quy trình kế toán bán hàng

Trong doanh nghiệp, sơ đồ quy trình kế toán bán hàng giúp kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là 3 bước chính trong quy trình kế toán bán hàng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Bộ phận kế toán tiếp nhận hợp đồng hoặc đơn đặt hàng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh. Sau đó, thông tin đơn hàng sẽ được kiểm tra và ghi nhận một cách chi tiết, bao gồm:

• Loại sản phẩm, số lượng, mẫu mã
• Ngày tiếp nhận đơn và thời gian giao hàng dự kiến
• Giá trị từng mặt hàng và tổng chi phí thanh toán

Tiếp nhận đơn hàng

Bước 2: Lập phiếu yêu cầu xuất kho

Dựa vào đơn đặt hàng, kế toán kiểm tra tồn kho để đảm bảo đủ hàng cung cấp cho khách:

• Nếu hàng tồn kho không đủ: Kế toán thông báo cho bộ phận kinh doanh để có phương án xử lý (tư vấn khách thay đổi đơn hàng hoặc hủy đơn).
• Nếu hàng tồn kho đáp ứng yêu cầu: Kế toán lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển đến bộ phận kho để tiến hành xuất hàng. Đồng thời, kế toán cũng tạo hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận sản phẩm.

Lập phiếu xuất kho

Bước 3: Hoạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

Sau khi đơn hàng được xử lý, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Một số cách hạch toán phổ biến bao gồm:

• Ghi nhận doanh thu bán hàng:
  • Nợ TK 111, 131 (tiền mặt hoặc công nợ)
  • Có TK 511, 512 (doanh thu bán hàng)
  • Có TK 3331 (thuế GTGT đầu ra)
• Ghi nhận giá vốn hàng bán:
  • Nợ TK 632 (giá vốn)
  • Có TK 152, 156 (kho nguyên vật liệu, hàng hóa)
• Ghi nhận chiết khấu thương mại (nếu có):
  • Nợ TK 5211 (chiết khấu thương mại)
  • Có TK 111, 112, 131 (tiền mặt hoặc công nợ)
• Hạch toán hàng bán bị trả lại:
  • Nợ TK 154, 155, 156 (hàng nhập lại)
  • Có TK 632 (giá vốn hàng bán)

Hạch toán quy trình kế toán bán hàng

Ngoài ra, với các công ty cung cấp dịch vụ, sau khi hoàn tất cung cấp dịch vụ và được khách hàng thanh toán hoặc xác nhận thanh toán, kế toán sẽ lập hóa đơn và ghi nhận vào sổ sách kế toán theo chứng từ liên quan.

Xem thêm: Bố mẹ bao nhiêu tuổi được giảm trừ gia cảnh năm 2025

Phân bón có phải là đối tượng áp dụng thuế GTGT không?

Quy trình làm việc của kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu và đảm bảo tính chính xác trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm vững từng bước trong quy trình không chỉ giúp kế toán viên thực hiện công việc hiệu quả mà còn góp phần nâng cao khả năng kiểm soát và tối ưu hóa hệ thống kế toán. Hy vọng bài viết trên của Thái Phong đã giúp bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ quy trình kế toán bán hàng.